Checkliste zur Einführung eines DMS

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein wichtiges Instrument, um der wachsenden Menge von Informationen zu begegnen und effizient mit diesen zu arbeiten. Es bringt Struktur in Daten und Dokumente und unterstützt dabei, Prozesse schlank zu halten. 

Mit der Entscheidung, Unternehmensprozesse mithilfe eines DMS digital abzubilden, ist das der Startschuss für ein komplexes Projekt, bei dem Projektverantwortliche vor zentralen Fragen stehen:

• Welches DMS ist das Richtige für mein Unternehmen? 
• Worauf muss ich bei der Auswahl des Anbieters achten? 
• Wie kann ich das Projekt organisieren, damit es reibungslos und ohne Verzögerungen abläuft? 

Die Bedeutung der DMS-Einführung ist nicht zu unterschätzen, denn schließlich hat sie Auswirkungen auf alle Bereiche des Unternehmens. Eine gute Vorbereitung ist deshalb entscheidend. 

Mit unserer Checkliste möchten wir Ihnen ein wichtiges Tool an die Hand geben, um das Projekt Schritt für Schritt zu planen und sicherzustellen, dass alle wichtigen Aufgaben bedacht und abgearbeitet werden.

• Projektplanung: Rahmenbedingungen festlegen, realistisch planen und Timings im Blick halten 
• Ist-Analyse: Dokumente erfassen, Prozesse skizzieren und Probleme erkennen 
• Anforderungsdefinition: Ist-Soll-Abgleich als Basis für den Anforderungskatalog 
• Anbieterauswahl: Von der Longlist zur Shortlist und schließlich zum Lösungsworkshop 
• Implementierung und Schulung: Installation, Datenmigration und Schulungskonzept 

In unserer Checkliste erhalten Sie wichtige Praxistipps für jeden Schritt und sind damit bestens vorbereitet, um die wichtigen Entscheidungen auf dem Weg zu Ihrem DMS zu treffen.